OCR ist nur der Anfang
Texterkennung löst nur die erste Hürde. Danach müssen Inhalte zugeordnet, Metadaten erzeugt, Dokumenttypen erkannt und Zielorte bestimmt werden. Erst wenn diese Schritte zusammenspielen, entsteht ein durchgängiger Dokumentenprozess.
Ein möglicher Ablauf
Eingang → OCR → Klassifizierung → Agenten oder Regeln → Prüfung → SharePoint beziehungsweise DMS. Jeder Schritt kann protokolliert werden. Bei unsicheren Ergebnissen landet das Dokument nicht irgendwo, sondern in einer definierten Prüfschleife.
Warum mehrere Agenten?
Mehrere Agenten sind kein Selbstzweck. Sinnvoll werden getrennte Rollen dann, wenn einzelne Teilaufgaben unterschiedliche Kontexte oder Regeln haben – etwa Dokumenttyp bestimmen, Metadaten extrahieren, technische Inhalte bewerten oder die passende Ablagestruktur vorbereiten. Der Vorteil liegt in klaren Verantwortlichkeiten und besserer Testbarkeit.
Suche und Ablage zusammen denken
Gute Metadaten helfen nicht nur beim Speichern. Sie bilden später die Grundlage für Suche, Filter und KI-gestützten Wissenszugriff. Wer nur den Ablagepfad automatisiert, verschenkt einen großen Teil des Nutzens.
SharePoint bleibt das Zielsystem
Bei vielen Microsoft-365-Kunden soll kein neues DMS entstehen. Dann ist es sinnvoller, Dokumente nach der Aufbereitung in der vorhandenen SharePoint-Struktur abzulegen und dort Berechtigungen, Versionierung und bestehende Arbeitsweisen weiterzuverwenden.
Was vor einem Pilot geklärt werden sollte
- Welche Dokumenttypen kommen tatsächlich vor?
- Welche Metadaten werden benötigt?
- Wie wird mit unvollständigen oder unsicheren Dokumenten umgegangen?
- Wer darf die Ergebnisse sehen und korrigieren?
- Welches System bleibt führend?